Vous êtes un groupe d’amis, de collègues, d’élèves, et vous avez envie de vivre et réaliser quelque chose ensemble…La réussite est au bout si vous vous organisez bien !

En réalisant un projet vous cherchez à atteindre des objectifs concrets, fixés à l’avance, dans un délai prédéfini. Le déroulement général d’un projet peut être subdivisé en 5 phases :

  1. les idées
  2. le plan
  3. la préparation
  4. la réalisation
  5. le suivi

Chaque phase sert de base à celle qui suit et une préparation consciencieuse de chaque étape vous facilitera le travail pour les phases suivantes. Le succès de votre projet dépend donc de l’articulation et de la préparation de chacune de ces 5 phases.

1. La phase de collecte des idées 

La première étape de votre projet ! Elle est dédiée à la collecte d’idées et propositions. L’idée qui vous plaira le plus sera développée par la suite. Au cours de cette phase, le thème de votre travail commun est fixé mais l’approche devrait au départ être ouverte, laissant la place à chaque idée, même si elle vous semble peut-être ridicule. Prenez en considération tous les points proposés par le groupe et ne les éliminez pas dès le départ !

La méthode la plus efficace est le brainstorming : vous collectez d’abord les idées, sans les discuter. Procédez ensuite à la définition de vos priorités dans l’équipe et décidez lors d’une brève discussion quel volet vous semble le plus important et qui sera réalisé par la suite.

2. La phase de planification

Au cours de cette phase vos idées deviendront concrètes et palpables. Il est maintenant temps de fixer les objectifs de votre projet. Décidez alors du niveau d’engagement possible de chacun pour les atteindre et évaluez le travail qui en découlera pour chaque membre de votre groupe.  Commencez d’abord par la définition des objectifs, car ce n’est que de cette façon que votre équipe pourra se faire une idée nette de ce que vous souhaitez vraiment mettre sur pied. Les objectifs du projet sont fixés selon les principes S.M.A.R.T., ce qui signifie :

S comme « specific » : l’objectif du projet doit être décrit en détail.

M comme « measureable » : Pouvez-vous mesurer si l’objectif a été atteint ?

A comme « attainable » : Votre objectif est-il réalisable ?

R comme « relevant » : Votre objectif est-il vraiment important ?

T comme « timed » : Quand est-ce votre objectif doit être atteint ?

Une fois les objectifs définis, la partie la plus pénible est derrière vous ! Gardez d’ailleurs ces objectifs sous les yeux et reprenez-les de temps en temps au cours des différentes phases du projet.

Réfléchissez ensuite par quelles mesures vous désirez atteindre les objectifs fixés. Pour ce faire, il peut être utile de ressortir votre « brainstorming » du début.

Si vous avez trouvé les moyens qui vous serviront à atteindre les buts prédéfinis, mettez-vous à l’élaboration d’un plan détaillé de déroulement. Ce dernier vous aidera à organiser les étapes suivantes, servira de base pour bien voir ce que vous devrez préparer pour rendre ce projet « vivant ».

Regroupez les différentes tâches dans de petits « paquets » de travail que vous intégrez par la suite dans le plan de déroulement du projet. N’oubliez surtout pas d’inclure également le temps pour l’évaluation de votre projet.

Pour finir, procédez à la distribution des différents paquets de travail entre les différents membres de l’équipe :  Qui prendra en charge quelle tâche ? Qui prendra la responsabilité de la coordination générale pour le projet, pour voir si tout est prêt ?

3. La phase de préparation 

Le succès d’un projet est étroitement lié à la qualité de son plan et de sa préparation. Pour que votre projet ait du succès, il est extrêmement important dans la phase des préparatifs de s’accrocher et de réaliser les tâches décidées et distribuées au cours de l’étape du plan.

La phase des préparatifs peut traîner en longueur et il n’est, par conséquent, pas toujours facile de garder une vue d’ensemble. C’est pour ça qu’il est très important qu’une personne de votre équipe prenne en charge le rôle de coordinateur ou de coordinatrice général(e). Le coordinateur général ou la coordinatrice générale s’occupe de garder une vue d’ensemble. Il ou elle se renseigne auprès des différents membres du groupe pour voir où ils en sont avec leurs tâches, il/elle est l’interlocuteur pour les membres du groupe en cas de conflit.

Pour que l’équipe respecte également le « timing », il est utile d’organiser des réunions régulières pour s’échanger les dernières informations. Ces rencontres vous donnent également la possibilité d’adapter le projet si nécessaire, de discuter des problèmes et obstacles que vous avez rencontrés.

4. La phase de réalisation

Avec la réalisation du projet, la phase brûlante de votre projet vient de commencer. Jusqu’à présent les différents membres de votre équipe ont rempli leurs tâches en parallèle, maintenant vous devez recommencer à fonctionner en tant qu’équipe, vous devez collaborer et suivre la même direction.

On peut dire qu’il s’agit de la phase la plus fatigante, car vous allez peut-être soudainement faire face à des problèmes et obstacles que vous n’aurez pas pu connaître ou éviter dans la phase précédente. Ne vous laissez surtout pas décourager !

Ici, également, il peut être indispensable de définir des responsabilités claires et nettes. Faites d’ailleurs attention à ce que la distribution des tâches se fasse de façon raisonnable et juste.

Le bon suivi de votre projet commence déjà au cours de cette phase. Donnez aux participants de votre projet possibilité de vous donner un feedback.

5. La phase de suivi et d’évaluation

Un projet n’a pas de valeur s’il n’a pas permis d’atteindre les objectifs prédéfinis. Donc, « les objectifs ont-ils été atteints ? » : essayez de répondre à cette question en faisant une évaluation dont le feedback des participants du projet fera également partie.

 Regroupez tout ce que vous avez produit et élaboré, par exemple les descriptions détaillées, les compte-rendu de discussion, les revendications, les idées, les photos et vidéos etc. et utilisez ces résultats pour votre travail de relations publiques en les publiant par exemple sur votre site internet.

Sandra (CGJL), version

corrigée Franck (CIGL)